Conforme al Aviso de Convocatoria a la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas (“Asamblea” o “Reunión”) publicada por el Banco de Bogotá (“el Banco”) el 2 de marzo de 2021, la referida reunión se desarrollará de manera presencial con acceso restringido. En consideración a la emergencia sanitaria actual derivada de la propagación del Covid-19 declarada mediante Resolución 358 de 2020 y prorrogada a su vez por las Resoluciones 844, 1462, 2230 de 2020 y 222 de 2021 del Ministerio de Salud y Protección Social, los titulares de acciones ordinarias del Banco (“Accionistas”), no asistirán personalmente a la Reunión.
En tal sentido, en la Asamblea se permitirá exclusivamente la presencia de un número limitado de participantes requeridos para el correcto desarrollo de la misma, dentro de los cuales se incluye al Presidente y Secretario de la Asamblea, administradores y empleados del Banco, personal a cargo de prestar el soporte técnico tales como funcionarios del Depósito Centralizado de Valores de Colombia Deceval S.A. (“Deceval”), las personas a cargo de verificar la transmisión en vivo de la Asamblea, la Revisoría Fiscal y los apoderados designados para la representación de nuestros Accionistas.
Por esa razón, el Banco ha puesto a disposición de los Accionistas, los servicios de las siguientes personas, para que actúen como sus apoderados especiales y representen sus intereses en la Asamblea:
Juan Pablo Amaya Prieto, identificado con la c.c. No. 1.136.883.125, abogado que hace parte de la firma DLA Piper Martínez Beltrán Abogados S.A.S.
Danilo Romero Raad, identificado con la c.c. No. 79.547.687, abogado que hace parte de la firma de Holland & Knight Colombia S.A.S.
Nicolás de Brigard Garnica, identificado con la c.c. No.1.072.703.821 abogado que hace parte de la firma de Mauricio Plazas Vega Abogados & Cía.
El procedimiento de selección del apoderado por parte de los Accionistas será el siguiente:
1. Seleccionar uno de los apoderados disponibles para representarlo en la Asamblea.
2. Diligenciar el respectivo poder usando los formatos disponibles en el siguiente enlace: Poderes
3. Remitir los poderes junto con los documentos que acrediten la identidad del Accionista, al correo asamblea2021@bancodebogota.com.co, para su validación y acreditación como Accionista y la posterior acreditación de su apoderado designado.
La Asamblea se desarrollará en el Salón de Asambleas del Banco de Bogotá S.A., ubicado en la Calle 36 No. 7-47, primer piso, en la ciudad de Bogotá. Como consecuencia de la emergencia sanitaria, rogamos a los Accionistas entender que no se permitirá el acceso físico, toda vez que las restricciones de eventos que impliquen aglomeración y la situación actual de salud pública no lo permiten. Sin embargo, se insiste en que, garantizando el trato equitativo y la participación de todos sus Accionistas, el Banco ha facilitado la posibilidad de que sus Accionistas participen en la Asamblea por medio de la designación de los apoderados anteriormente mencionados, transmitiendo el sentido del voto para los puntos del orden del día.
INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL ORDEN DEL DÍA PROPUESTO Y PROPOSICIONES
El material propuesto por la Administración del Banco, que será objeto de consideración por parte de nuestros Accionistas estará publicado en la página web del Banco y podrá ser consultado en el siguiente enlace: Asamblea de Accionistas 25 de marzo de 2021
Del mismo modo, las proposiciones de la Administración que serán sometidas a consideración de los señores Accionistas en la Asamblea podrán ser consultadas en el siguiente enlace: Proposiciones.
OPORTUNIDAD PARA DESIGNACIÓN DE APODERADOS
La Asamblea se llevará a cabo a las 9:00 a.m. del día 25 de marzo de 2021. Para asegurar que los Poderes recibidos puedan ser procesados correctamente, los señores Accionistas deberán hacer llegar al correo asamblea2021@bancodebogota.com.co antes de las 3:00 pm del día miércoles, 24 de marzo, el respectivo Poder usando el formato dispuesto por el Banco, asegurándose de diligenciar el sentido de su voto para cada uno de los puntos del orden del día propuesto y acompañando la documentación pertinente a saber:
Accionista Persona Natural: Copia del documento de identidad del accionista.
Accionista Persona Jurídica: Certificado de existencia y representación legal de la entidad que acredite su representación con vigencia no mayor a 30 días, y copia del documento de identidad del representante legal que otorga el poder.
INSTRUCCIONES PARA SEGUIR EN VIVO LA ASAMBLEA
El Banco de Bogotá informa a sus Accionistas que la Asamblea será grabada. Por lo tanto, al ingresar al recinto, los asistentes manifiestan su conocimiento, aceptación y autorización para grabar el desarrollo de la misma.
Los Accionistas que deseen seguir en vivo el desarrollo de la Asamblea, podrán hacerlo a través de la página web del Banco: www.bancodebogota.com ingresando el tipo de documento de identidad y número, así como el número de su cuenta inversionista en Deceval. Lo anterior podrá hacerse en cualquier momento durante el desarrollo de la Asamblea. En caso de no conocer el número de su cuenta inversionista, el mismo podrá ser consultado con Deceval en la línea de atención 3077127 en Bogotá o la línea 01 8000 111901 en el resto del país.
DERECHO DE INSPECCIÓN
Para el ejercicio del derecho de inspección, el Accionista deberá remitir un correo a SecretariaGeneral@bancodebogota.com.co, junto con los documentos que acrediten su calidad de Accionista. A vuelta de correo, el Accionista recibirá la fecha y franja horaria para la consulta física de los documentos en el domicilio del Banco.
Es importante mencionar que las acciones del Banco circulan en forma desmaterializada. Para el efecto, el Banco ha contratado los servicios de Deceval, entidad que actúa como administrador de las acciones y del Libro de Registro de Acciones del Banco de Bogotá. Como parte de sus servicios, Deceval se encarga de efectuar la verificación del quórum necesario para deliberar y decidir en la Asamblea, lo cual incluye la verificación previa de los Poderes, la contabilización de las acciones presentes y las votaciones de los asuntos que son sometidos a consideración de la Asamblea.
En caso de que en forma previa a la reunión, los Accionistas requieran soporte adicional para el ingreso a la transmisión en vivo o la validación de datos, podrán comunicarse a la línea de atención 3077127 en Bogotá o la línea 01 8000 111901 en el resto del país, en la cual Deceval estará disponible para atender las consultas.
MEDIDAS QUE SE TOMARÁN EN EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN:
Con el fin de minimizar situaciones de contagio, en esta oportunidad no se ofrecerán bebidas, pasabocas, ni obsequios.
Tampoco se entregará el libro que contiene el Informe de Gestión y Sostenibilidad 2020, el cual estará a disposición de los señores accionistas en la página web del Banco, www.bancodebogota.com
Se propenderá porque el recinto en el cual se celebrará la reunión cuente con una amplia circulación de aire.
Se buscará que los participantes puedan ubicarse a distancia prudencial entre ellos.
Se cumplirán las recomendaciones sobre límite de personas permitidas en un mismo recinto.